Vse več malih podjetij se odloča za brezpapirno poslovanje v podjetju, kar je mogoče zaradi nove in spreminjajoče se tehnologije, ki nam omogoča prehod iz preobremenjenih omar s papirji v organizirane digitalne dokumente. Prednosti pisarne brez papirja so številne in pomembne, med katerimi je ena najbolj pomembnih okoljska korist. Uporaba papirja prispeva k 25% odpadkov na odlagališčih in povečuje emisije toplogrednih plinov. Brezpapirno poslovanje ima tudi veliko prednost zmanjšanja stroškov. Če si predstavljate koliko denarja porabite mesečno za papir, črnilo, poštnino ter prostor za hrambo fizičnih dokumentov, boste opazili, da stroški zelo hitro naraščajo.
Enostaven dostop, varnost in mobilnost v digitalni dobi
Če ste odvisni od papirnatega delovanja, morate vedno računati na porabo dragocenih sredstev in stroškov za shranjevanje vseh dokumentov. Sčasoma se stroški lahko zelo povečajo, kar lahko resno ogrozi vaše malo podjetje. Ena od glavnih prednosti obravnavane storitve je enostaven dostop do vaših pomembnih dokumentov in podatkov, saj so digitalizirani in shranjeni na varnih mestih ali varnostno kopirani v oblak. To vam omogoča, da do njih dostopate preko spleta s katerim koli napravo z internetno povezavo, kjerkoli in kadarkoli. Preko spletnega brskalnika lahko poslujete z računovodstvom, izdajate in prejemate račune ter izmenjujete dokumente, kar vam omogoča več mobilnosti, da lahko delate kjerkoli.
Povečanje produktivnosti, večja organiziranost in enostaven dostop do informacij kjerkoli in kadarkoli
S tovrstno storitvijo povečate svojo produktivnost, ker preprosto dostopate do informacij in jih lahko uporabljate v realnem času. To je posebej pomembno za mobilne delavce ali za tiste, ki želijo enostaven in hiter dostop do svojih dokumentov, kjerkoli že so. Za brezpapirno poslovanje je značilna večja organiziranost, ki je lahko v primerjavi s papirnatimi dokumenti veliko boljša. Če ste kdaj izgubljali čas z iskanjem po neurejenih omarah, kupih papirja ali prašnih fasciklih, veste, kako naporno je lahko iskanje papirnih dokumentov. Prehod v tovrstno storitev omogoči ustvarjanje digitalnega datotečnega sistema, ki ga je lažje organizirati, dodelati in po njem iskati. Digitalizirani dokumenti so lahko urejeni po mapah ali po datumih, s tem pa zagotavljajo boljšo organiziranost. Vse dokumente lahko shranite v oblak in jih lahko tudi delite s sodelavci ali strankami.
Udobna odločitev za izboljšanje vašega podjetja
Podatki so enostavno na voljo in dostopni tistim, ki jih potrebujejo, hitro in udobno. Celoten proces dela postane bolj profesionalen in optimiziran, z manj možnosti za napake pri obravnavi dokumentov, kar vam lahko prihrani veliko časa in energije. Brezpapirno poslovanje se lahko dojema kot nuja, ki nas sili k nujnim spremembam, ampak je veliko bolj udobno sprejeti ga kot svobodno in naravno odločitev, ki prinaša potrebne spremembe. Lahko je koristno za ohranjanje ali celo izboljšanje poslovne pozicije in rasti vašega podjetja. To lahko storite z naprednejšo uporabo obstoječe informacijske tehnologije ali z uvedbo naprednejših sistemov. Z avtomatskim pretvarjanjem prejetih papirnih dokumentov in digitalizacijo notranjih aktivnosti so vsi notranji procesi v vašem podjetju bolj zanesljivi, učinkovitejši in natančnejši, kar vpliva na vaše delovne rezultate in ustvarja boljši finančni učinek.
Ključ do uspeha in konkurenčnosti na trgu
Prehod na brezpapirno poslovanje v podjetju se začne na vodstveni ravni, kjer se razume koristi takega delovanja, sprejema pot in podpira sodelavce med pripravo, uvedbo, izboljševanjem in vsakodnevnim izvajanjem delovnih nalog. Pomembno je jasno opredeliti potrebnost investicije, vizijo, odločnost in predanost kadra ter skrbno določiti prednostni projekt in ga podpreti s strani vodstva. Za dosego ciljev in uspešno uvajanje je ključno sodelovanje in zavezanost pri spremembah. Ti pa prinašajo nov nivo razmišljanja in dolgoročno številne koristi sodelavcem, vodstvu in lastnikom. Kot pravi instrument za doseganje tega cilja lahko uporabljamo informacijsko tehnologijo, kot so dokumentni sistemi, sistemi zajemanja in arhiviranja. Pri izbiri IT sistemov je pomembno, da omogočajo hitro prilagajanje ali obravnavo dokumentov in s tem tudi prilagoditev procesov, njihovo usklajevanje in prilagajanje.