V zadnjem času se podjetja srečujejo s številnimi izzivi pri načrtovanju urnikov in razporejanju zaposlenih, še posebej po lanskoletnem sprejetju zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Ti izzivi se so še posebej obsežni za večja podjetja z veliko zaposlenimi ter v podjetjih, ko imajo zaposleni različne urnike dela, delajo v izmenah in od doma. V takih primerih so najbolj učinkovite programske rešitve za planiranje delovnega časa, načrtovanju in izvajanju urnikov – za primer klikni tukaj: https://www.cetrtapot.com/podrocja/upravljanje-delovnega-casa/. V nadaljevanju preberite vse, kako lahko s prenosniki enostavno poskrbite za boljšo in predvsem učinkovitejšo organizacijo v podjetju, ne glede na to, ali delate v pisarni ali od doma.
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti
Leta 2023 je državni zbor potrdil novelo zakona, ki predvideva beleženje dodatnih podatkov o delavniku zaposlenih in uvaja obvezne elektronske evidence za kršitelje. S tem zakonom je prišlo kar nekaj novosti, ena najvidnejših je podrobnejše beleženje evidence delavnega časa za zaposlene in direktorje, poleg prihoda in odhoda tudi malico, odmore, izhode ipd. Vse to pomeni korak v smeri digitalnega poslovanja podjetij. Ker gre za zahteven izziv, je avtomatizacija postopka še kako priročna. Obstaja več avtomatskih orodij za planiranje delovnega časa, s katerimi poenostavite in pohitrite postopke evidentiranja ter hkrati pridobite celosten pregled nad izrabo delavnika zaposlenih.
Novosti pri vodenju evidence delavnika
Po novem zakonu je v sistemu treba beležiti:
- čas prihoda zaposlenega v službo in odhoda iz nje;
- izrabo in obseg izrabe odmora med delavnikom;
- opravljen čas v drugih posebnih pogojih (nedelje, izmene, prazniki, deljeni delavnik);
- opravljen čas v neenakomerno razporejenem delavniku ali v začasno prerazporejenem delavniku;
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in začasno prerazporeditev polnega delavnika.
Digitalno planiranje delovnega časa
Dnevi, ko smo za načrtovanje in razporejanje ur zaposlenih uporabljali zgolj papir in pisalo, so mimo. Digitalno podprti procesi za avtomatsko načrtovanje in planiranje delovnega časa zaposlenih omogočajo podjetjem avtomatizacijo tega procesa. Ena izmed ključnih prednosti uporabe programa za avtomatsko planiranje delavnega časa je, da lahko podjetjem prihrani čas in denar. Namesto ročnega načrtovanja urnikov in razporedov lahko program samodejno ustvari optimalne urnike glede na parametre, ki jih določi uporabnik. Podjetja lahko s prenosniki in telefoni spremljajo ure in delavnike zaposlenih ter s tem zagotovijo boljšo sledljivost in nadzor. S tem dolgoročno prihranijo čas in denar, produktivnost zaposlenih pa usmerijo na druga področja.
Kaj tovrstna programska oprema ponuja v praksi?
- Evidenco delavnega časa: evidentiranje prihoda, odmora oz. malic, odhoda oz. zaključka in evidence vseh vrst odsotnosti.
- Upravljanje prisotnosti in odsotnosti: komunikacija med zaposlenimi in vodji omogoča pošiljanje vlog ter potrjevanje zahtev za različne vrste odsotnosti z dela, kar razbremeni kadrovski oddelek in pospeši proces najave in odobritve.
- Evidenca porabe malic: natančno beleženje, sledenje in analizo porabe na enostaven način.
- Priprava podatkov za obračun plač: zakonsko skladni in avtomatsko pripravljeni podatki o izrabi delavnika, malic, prevozov, vseh vrst odsotnosti in refundacij nadomestil za bolniške odsotnosti omogočajo kadrovskim in računovodskim oddelkom hitre, pravilne in natančne obračune plač in vseh ostalih prejemkov.
»Klikni tukaj« oz. enostavno upravljanje s prenosniki
Danes obstaja vrsta digitalnih rešitev, ki nam omogočajo bolj učinkovito planiranje delovnega časa in upravljanje zaposlenih. S temi programi lahko enostavno načrtujemo delavnika, jih razporejamo v različne urnike, sistem pa jih o tem samodejno obvešča preko e-pošte, kar zmanjšuje potrebe po administrativnem delu in omogoča hitrejše obveščanje zaposlenih. Številni ponudniki imajo razvite različice, ki lahko uporabljajo računalniki in prenosniki, novejši in naprednejši programi pa nudijo tudi uporabo prek mobilne aplikacije ali telefona.
Povečajte produktivnost, zadovoljstvo in uspešnost
Poleg boljše in učinkovitejše razporeditve zaposlenih, tovrstni programi pomagajo tudi pri boljšem upravljanju s kadri. Na podlagi baze podatkov lahko te rešitve prepoznajo zaposlene z različnimi kvalifikacijami, izkušnjami in prednostmi ter jih razporedijo na tista mesta, kjer bodo lahko najbolj učinkoviti. S tem se poleg večje produktivnosti in zadovoljstva zaposlenih dolgoročno poveča tudi uspešnost samega podjetja.
Digitalno planiranje v praksi
Digitalno planiranje delovnega časa v praksi poleg uporabe naprednih programov in orodij zahteva tudi ustrezno opremo. V podjetjih so prenosniki vse bolj nadomeščajo stacionarne računalnike, saj omogočajo večjo fleksibilnost zaposlenih, še posebej v časih, ko se veliko dela opravi od doma. Prenosniki so eden najbolj tradicionalnih načinov, preko katerih lahko dostopamo do programov. Naprednejši ponudniki in uporabniki, pa lahko do programa dostopajo tudi preko telefonske aplikacije. Program deluje na osnovi mesečne naročnine, na voljo so različni paketi, ki ustrezajo različnim potrebam. Mesečna naročnina poleg uporabe programa vključuje še najem strežnika programske opreme, vzdrževanje in nadgradnjo sistema, ter varnostno shranjevanje informacij.
Klasično evidentiranje
Prenosniki in telefoni pa niso edina rešitev za sledenje procesom v podjetju. Še vedno v veliki meri prisotni klasični oz. ročni načini za beleženje s pomočjo registracijskih terminalov in identifikacijskih kartic ali obeskov. Ta oprema se pogosto še vedno uporablja proizvodnih okoljih, kjer je prisotnost zaposlenih na lokaciji dela obvezna.